Erfolgreich mit Zollagenturen arbeiten

Inhalt

Was macht eine Zollagentur eigentlich?

Checkliste: Lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Zollagentur für dich?

So erkennst du, ob eine Zollagentur zu dir passt

Erfolgreiche Zusammenarbeit

Fazit: Eine Zollagentur lohnt sich, wenn du weißt, was du willst

Dieser Artikel gibt dir einen Überblick, was du von einem Dienstleister erwarten kannst, welche Überlegungen du dir machen solltest und wann die Zusammenarbeit mit einer Zollagentur überhaupt sinnvoll ist.

Eine Zollagentur ist ein Dienstleistungsunternehmen, das bei der Zollabwicklung unterstützt. Unternehmen können so fehlende Ressourcen oder Expertisen einfach einkaufen. Das genaue Leistungsangebot hängt vom jeweiligen Dienstleister ab. Zu den häufigsten Aufgaben einer Zollagentur zählen jedoch:

• Zollabwicklung: Vorbereitung der erforderlichen Zolldokumente wie z. B. A.TR / Eur.1 Dokument und die elektronische Zollanmeldung.
• Tarifierung: Unterstützung bei der korrekten Tarifierung und Klassifizierung der zu verzollenden Waren.
• Zollberatung und Compliance: Zollagenturen bieten häufig Beratungsdienste an, um sicherzustellen, dass geltende Gesetze und Vorschriften bei der Verzollung eingehalten werden.
• Zusammenarbeit mit Zollbehörden: Sie kommunizieren mit den Zollbeamten bei Unstimmigkeiten und tragen damit zu einer erfolgreichen Zollabfertigung bei.
• Zollzahlungen und -abrechnungen: Zollagenturen überwachen die fälligen Zollgebühren, berechnen Kosten und sorgen für eine rechtzeitige Zahlung, um Verzögerungen und Strafen zu vermeiden.

Wenn folgenden Situationen in deinem Unternehmen zutreffen, kann eine Zusammenarbeit mit einem Dienstleister sinnvoll sein:

1. Es fehlt Zeit für die Verzollung
2. Keine Zollabteilung im Unternehmen
3. Es fehlt Knowhow und Erfahrung
4. Du möchtest neue Märkte erschließen
5. Du möchtest nur kleine Mengen verzollen

Aus dem Angebot der Zolldienstleister den für dich passenden zu finden, ist gar nicht so einfach. Es gibt allerdings Auswahlkriterien, die dir bei der Entscheidung helfen:

Marktdurchdringung

Im ersten Schritt solltest du prüfen, ob die Zollagentur in den für dich relevanten Ländern tätig ist. Im besten Fall verfügt sie über ein lokales Netzwerk an Kontakten zu Zollbehörden und anderen Unternehmen.

Fachkenntnisse

Versuche spätestens in einem persönlichen Gespräch etwas über die Expertise des Personals zu erfahren. Können die Mitarbeitenden auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen? Sind Sie auf aktuellem Stand? In welchen Themengebieten und mit welchen Ländern kennen sie sich gut aus? Decken sich die Kenntnisse mit deinen Anforderungen?

Verfügbarkeit

Kläre ab, wie viel Zeit sich die Zollagentur für dich nimmt und ob sie auch kurzfristig für dich erreichbar ist. Denn falls es bei der Verzollung mal Schwierigkeiten gibt, sollte die Zollagentur schnell eine Lösung parat haben.

IT-Infrastruktur

Verfügt der Dienstleister über ausreichend technische Ressourcen, mit denen er deine Aufträge abwickeln kann? Wie und wo werden deine Daten gespeichert? Und wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Damit du dich guten Gewissens auf eine Zollagentur verlassen kannst, sollte sie dir individuelle Beratung bieten und stets auf dem neuesten Stand der Zollvorschriften sein. Außerdem sollte sie schnell und proaktiv handeln. Beispielsweise wenn es mal Probleme auf dem Frachtweg geben sollte. Schnelles Eingreifen spart hier viel Geld und sichert die pünktliche Lieferung.
Ganz ohne deinen Beitrag kommt allerdings selbst der beste Dienstleister nicht aus. Von dir als Partner erwartet er klare interne Prozesse, rechtzeitige Kommunikation von Änderungen, gut gepflegte Daten aus wenigen Quellen und eine schnelle Reaktionszeit auf Anfragen.

Die Zusammenarbeit mit einer Zollagentur kann sich lohnen: Du sparst Zeit, personelle Aufwände und professionalisierst zusammen mit Profis deine Zollabwicklung. Zusammen könnt ihr auch herausfinden, welche zollrechtlichen Aspekte wichtig für deine Prozesse sind. Dazu ist eine enge Kommunikation essenziell.
Nimm dir Zeit für die Auswahl der Zollagentur und vergleiche verschiedene Angebote miteinander. Führe persönliche Gespräche mit den Dienstleistern, um ein Gefühl für deren Kompetenz und Zuverlässigkeit zu bekommen. Hast du das geklärt, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.