Zusammenarbeit mit Zollagenturen – das solltest du beachten

Inhalt

Was macht eine Zollagentur eigentlich?
Checkliste: Lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Zollagentur für dich?
Was du von einer Zollagentur erwarten kannst
Was eine Zollagentur von dir erwarten kann
So erkennst du, ob eine Zollagentur zu dir passt
Fazit: Eine Zollagentur lohnt sich, wenn du weißt, was du willst

Damit die Zusammenarbeit zwischen dir und der Zollagentur deiner Wahl schnell, reibungslos und zollkonform gelingt, solltest du einige Dinge beachten. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick, was du von einem Dienstleister erwarten kannst, welche Überlegungen du dir machen solltest und wann die Zusammenarbeit mit einer Zollagentur überhaupt sinnvoll ist.

Eine Zollagentur ist ein Dienstleistungsunternehmen, das bei der Zollabwicklung unterstützt. Unternehmen können so fehlende Ressourcen oder Expertisen einfach einkaufen. Das genaue Leistungsangebot hängt vom jeweiligen Dienstleister ab. Zu den häufigsten Aufgaben einer Zollagentur zählen jedoch:

• Zollabwicklung: Vorbereitung der erforderlichen Zolldokumente und Einreichung bei den entsprechenden Zollbehörden.
• Tarifierung: Unterstützung bei der korrekten Tarifierung und Klassifizierung der zu verzollenden Waren.
• Zollberatung und Compliance: Zollagenturen bieten häufig Beratungsdienste an, um sicherzustellen, dass geltende Gesetze und Vorschriften bei der Verzollung eingehalten werden.
• Zusammenarbeit mit Zollbehörden: Sie kommunizieren mit den Zollbeamten bei Unstimmigkeiten und tragen damit zu einer erfolgreichen Zollabfertigung bei.
• Zollzahlungen und -abrechnungen: Zollagenturen überwachen die fälligen Zollgebühren, berechnen Kosten und sorgen für eine rechtzeitige Zahlung, um Verzögerungen und Strafen zu vermeiden.

Wenn folgenden Situationen in deinem Unternehmen zutreffen, kann eine Zusammenarbeit mit einem Dienstleister sinnvoll sein:

1. Es fehlt Zeit für die Verzollung
2. Es fehlt Knowhow und Erfahrung für die Verzollung
3. Du möchtest neue Märkte erschließen
4. Du möchtest nur kleine Mengen verzollen
5. Es lohnt sich aus Kostengründen nicht, interne Expertise aufzubauen

Damit die Zusammenarbeit zwischen dir und einer Zollagentur gelingt, solltest du wissen, was du von einem guten Dienstleister erwarten kannst. Für eine reibungslose Zollabwicklung sollte dir eine Zollagentur folgende Leistungen bieten:

Individuelle Beratung

• Sie nimmt sich Zeit für deine individuellen Bedürfnisse und Anforderungen.
• Sie berät dich umfassend zu allen Fragen der Zollabwicklung und des Zollrechts.
• Sie erarbeitet gemeinsam mit dir maßgeschneiderte Lösungen für deine spezifischen Herausforderungen.

Aktualität

• Sie ist stets auf dem neuesten Stand der Zollvorschriften.
• Sie informiert dich proaktiv über relevante Änderungen und Entwicklungen im Zollrecht.
• Sie setzt moderne IT-Systeme ein, um eine effiziente und sichere Zollabwicklung zu gewährleisten.

Proaktivität

• Sie denkt mit und antizipiert deine Anforderungen.
• Sie ergreift proaktiv Maßnahmen, um mögliche Probleme zu vermeiden.
• Sie hält dich über den Status deiner Sendungen auf dem Laufenden.

Dokumentation

• Sie erstellt und verwaltet alle erforderlichen Zolldokumente.
• Sie stellt dir die Dokumente in digitaler Form zur Verfügung.

Offene Kommunikation

• Sie kommuniziert offen und transparent mit dir.
• Sie hält dich über alle relevanten Vorgänge und Entscheidungen auf dem Laufenden.
• Sie ist jederzeit erreichbar und ansprechbar für deine Fragen und Anliegen.

Regelmäßiger Austausch

• Sie pflegt einen regelmäßigen Austausch mit dir.
• Sie bespricht mit dir die aktuelle Situation und die Planung.
• Sie nutzt den Austausch, um deine Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit sicherzustellen.

Angemessene Reaktionszeit

• Die Zollagentur reagiert schnell und zuverlässig auf deine Anfragen und Anliegen.
• Sie hält die vereinbarten Fristen und Termine ein.
• Sie steht dir im Falle von unvorhergesehenen Problemen zur Seite.

Bei einer Zusammenarbeit musst auch du Pflichten erfüllen. Denn auch die beste Zollagentur kann deine Waren nur dann verzollen, wenn du alle dafür nötigen Informationen bereitstellst. Damit das klappt, solltest du oder die zollverantwortliche Person in deinem Unternehmen folgende Voraussetzungen erfüllen:

Die eigenen Prozesse kennen

Die Zollagentur muss deine internen Prozesse und Abläufe verstehen, um die Zollabwicklung optimal in deine Geschäftsprozesse integrieren zu können. Stelle der Zollagentur daher alle relevanten Informationen zur Verfügung, z. B. Ansprechpersonen, Prozessbeschreibungen und IT-Landschaft.

Änderungen rechtzeitig kommunizieren

Informiere die Zollagentur proaktiv über alle relevanten Änderungen in deinem Unternehmen, die die Zollabwicklung beeinflussen könnten. Dazu gehören z. B. Änderungen in der Produktpalette oder der Lieferkette.

Stelle gute Datenqualität aus wenigen Quellen zur Verfügung

Stelle der Zollagentur alle erforderlichen Daten in einem strukturierten und fehlerfreien Format zur Verfügung. Verwende dabei möglichst wenige Datenquellen, um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten.

Bestimme eine zentrale Kontaktperson

Definiere eine klare Ansprechperson in deinem Unternehmen, die für die strategische Kommunikation, wie Änderung der Prozesse, mit der Zollagentur verantwortlich ist. So vermeidest du Missverständnisse in der Zusammenarbeit.

Schnelle Reaktionszeit

Reagiere zeitnah auf Anfragen und Informationen der Zollagentur. Verzögerungen in der Kommunikation können auch die Zollabwicklung verzögern.

Aus dem Angebot der Zolldienstleister den für dich passenden zu finden, ist gar nicht so einfach. Es gibt allerdings Auswahlkriterien, die dir bei der Entscheidung helfen:

Marktdurchdringung

Im ersten Schritt solltest du prüfen, ob die Zollagentur in den für dich relevanten Ländern tätig ist. Im besten Fall verfügt sie über ein lokales Netzwerk an Kontakten zu Zollbehörden und anderen Unternehmen.

Fachkenntnisse

Versuche spätestens in einem persönlichen Gespräch etwas über die Expertise des Personals zu erfahren. Können die Mitarbeitenden auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen? Sind Sie auf aktuellem Stand? In welchen Themengebieten und mit welchen Ländern kennen sie sich gut aus? Decken sich die Kenntnisse mit deinen Anforderungen?

Verfügbarkeit

Kläre ab, wie viel Zeit sich die Zollagentur für dich nimmt und ob sie auch kurzfristig für dich erreichbar ist. Denn falls es bei der Verzollung mal Schwierigkeiten gibt, sollte die Zollagentur schnell eine Lösung parat haben.

IT-Infrastruktur

Verfügt der Dienstleister über ausreichend technische Ressourcen, mit denen er deine Aufträge abwickeln kann? Wie und wo werden deine Daten gespeichert? Und wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Die Zusammenarbeit mit einer Zollagentur kann sich lohnen: Du sparst Zeit, personelle Aufwände und professionalisierst zusammen mit Profis deine Zollabwicklung. Zusammen könnt ihr auch herausfinden, welche zollrechtlichen Aspekte wichtig für deine Prozesse sind. Dazu ist eine enge Kommunikation essenziell.
Nimm dir Zeit für die Auswahl der Zollagentur und vergleiche verschiedene Angebote miteinander. Führe persönliche Gespräche mit den Dienstleistern, um ein Gefühl für deren Kompetenz und Zuverlässigkeit zu bekommen. Hast du das geklärt, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.